Dagelijks worden honderden bodemmonsters voorbewerkt middels destructie.

Bij de afdeling ‘monsteracceptatie’ wordt ieder monster gecontroleerd, van een barcode voorzien, in het LIMS geregistreerd en gesorteerd op de volgende bestemming.

Alleen al de koude-opslag bevat duizenden monsters.

Warm nest

Wat motivatie betreft heeft Marc niets te klagen over de circa twintig Oekraïners, die sinds een klein jaar bij AL-West werken. “Begin vorig jaar hadden we extra werk binnengehaald, maar we konden heel moeilijk aan personeel komen. Ik zag in die tijd een bericht over een vluchtelingencentrum dat was geopend in Deventer. En dat de mensen op zoek waren naar werk. Ik mocht een presentatie geven over ons bedrijf. Een paar dagen daarna hadden we al een aantal personen die een kijkje kwamen nemen. Daar zijn uiteindelijk meerdere nieuwe medewerkers uit gekomen. Aanvankelijk via een uitzendconstructie, omdat nog niet alles zeker was qua werkvergunningen. Inmiddels is dat geregeld en hebben ze een contract bij ons. We zijn heel blij met ze; ze hebben een supergoede werkhouding. Maar we zijn ook trots dat we deze mensen, die in een verschrikkelijke situatie zitten, iets kunnen bieden. We helpen ze waar mogelijk, bijvoorbeeld met een cursus Nederlands, die ze in een klasje op het bedrijf volgen. Als bedrijf willen we al onze medewerkers een warm nest bieden, waarin iedereen zich gewaardeerd en welkom voelt.”

Perspectief

De functie van teamleider is enkele jaren geleden geïntroduceerd om de door de groei van het bedrijf uitdijende ‘span of control’ van de zes afdelingshoofden beter behapbaar te maken. “Als je een afdeling met 60 personen moet runnen, kan dat alleen als de dagelijkse gang van zaken door één of meerdere andere personen in een leidinggevende tussenlaag wordt opgepakt. De teamleiders zorgen er voor dat de dagelijkse productie goed loopt zonder dat ze zelf productiewerk doen. Deze functie is een mooie stap voor ambitieuze medewerkers, die op den duur zelfs kunnen doorgroeien tot afdelingshoofd. Door het bieden van extra carrièreperspectief zijn we ook beter in staat om mensen te motiveren en te behouden.”

Vacatures

Automatisering zou ook wat lucht kunnen geven aan de bijna continue zoektocht naar extra personeel, die met de groei van het bedrijf gepaard gaat. Al schat Marc in dat die compensatie voorlopig nog mondjesmaat is. “We zullen altijd veel mensenwerk blijven houden, zowel voor mensen met als mensen zonder labachtergrond. Bij de monstervoorbewerking is een labachtergrond niet per se noodzakelijk. Aan de opwerkkant is een chemische opleiding relevant, maar ook niet echt een must. Met een gezond stel hersens en een goede mentaliteit kom je ook een heel eind. Het analysewerk vergt uiteraard wel analytisch geschoold personeel.”

Om aan personeel te komen heeft AL-West verschillende ijzers in het vuur. De HR-afdeling heeft nauw contact met scholen in de omgeving en post vacatures op LinkedIn en allerlei andere websites. Medewerkers krijgen een bonus als ze een geschikt iemand aandragen. Voor specifieke vacatures wordt samengewerkt met recruitmentbureaus als Checkmark, dat ook voor de collega’s van AGROLAB Dr. Verwey in Barendrecht helpt bij de invulling van vacatures op mbo- en hbo-niveau met een chemische achtergrond. Zo heeft Checkmark Labrecruitment onlangs een kandidaat voor de functie van teamleider aangedragen, die sinds 1 augustus in dienst is.

Automatiseren

Waar automatisering aan de analysekant al vergevorderd is, staat die bij de monstervoorbehandeling nog in de kinderschoenen. “Daar hebben we te maken met veel repeterend werk, maar niet alles is even gemakkelijk te automatiseren. Zeker aan de bodemkant door het simpele gegeven dat de ene soort bodem de andere niet is. Je kunt bijvoorbeeld zeeklei hebben, wat je nauwelijks uit de pot kunt halen of een mooi zanderig monster. En alles daar tussenin. Als je daarmee gaat werken, moet je goed kunnen inschatten met wat voor soort monster je te maken hebt. Daarvoor is robotisering nog een stap te ver. We hebben wel een project gestart voor het robotiseren van de organische opwerking van bodemmonsters. Als dat loopt, hoeven de medewerkers minder repeterend werk te doen en kunnen ze hun aandacht aan andere, meer uitdagende taken besteden.”

Klantgericht

De flexibiliteit in je aanbod moet je ook waar kunnen maken. “Als een klant belt, moet je die direct te woord staan en gaan voor de beste oplossing voor de klant. Voor ons is het het beste als we alles ruim van tevoren kunnen inplannen, maar als een klant omhoog zit en in de ochtend belt dat er die middag een monster moet worden opgehaald, dan gaan wij wel ons best doen om dat te realiseren. Met een antwoord als ‘sorry, dan had je het monster voor 5 uur de vorige dag moeten hebben aangemeld’, schiet die niets op.”
Een zelfde verhaal geldt voor monsters die al bij het lab arriveren voordat de opdracht binnen is. “Om zo snel mogelijk te kunnen rapporteren is het handig als we de opdracht al binnen hebben. Als dat niet het geval is, dan moeten we die monsters tijdelijk parkeren. Dat houdt ook in dat je ze moet archiveren. Als dan de opdracht binnenkomt, moet je de monsters er weer bij gaan zoeken, en dat kost veel tijd. We beseffen dat dat vanuit de klant niet altijd mogelijk is, omdat communicatie tussen de projectleider, die doorgaans de opdracht geeft, en de monsternemer niet altijd optimaal is. Zeker bij een sanering of het openbreken van een weg willen ze zo snel mogelijk weten wat er met de grond gedaan mag worden. En die dure graafmachines wil je zo kort mogelijk laten wachten!”

De praktijk wijst nu nog uit dat niet precies bekend is hoeveel en wat voor type monsters er precies in een middag- of avondbatch zitten. Om daar meer zekerheid over te krijgen wordt met behulp van AI een model ontwikkeld op basis van de historische gegevens. “Als je een superefficiënt proces wil runnen, is het zaak dat je weet wat er gaat komen. Hoe dichter je bij de acceptatie-afdeling zit, hoe uitdagender dat is”, aldus Marc.

Efficiënt en flexibel

Een planmatige uitdaging is om te zorgen voor een zo efficiënt mogelijk proces, maar tegelijkertijd ruimte te bieden voor het flexibel inpassen van spoedmonsters in de processtroom. De basis hiervoor is gelegd door flexibel te werken in shifts tussen 6 uur in de ochtend en 2 uur in de nacht. “Op die manier kunnen we optimaal gebruik maken van de beschikbare ruimte en wordt het proces niet nodeloos vertraagd. Zo kunnen we de monsters uit Nederland en België, die in de avond worden afgegeven, nog op dezelfde dag accepteren. Als het spoedmonsters zijn, kunnen ze ook nog worden verwerkt en op de meetsystemen worden geplaatst. Binnen dat tijdsbestek hebben we nog voldoende ruimte voor verdere groei. Een volledig volcontinu ploegensysteem, daar willen we nog niet aan. Dat levert allerhande beperkingen op en het is lastig om daar mensen voor te vinden”, zegt Marc.

De standaard levertermijn is nu nog vijf werkdagen; het streven is om daar vier werkdagen van te maken. Daarmee is AL-West volgens Marc de concurrentie voor, wat ook merkbaar is bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten. “Die standaard termijn geldt voor het gros van de monsters. Sommige analyses, met name van bodemmonsters, vergen door een uitgebreide monstervoorbewerking meer tijd. Aan de andere kant kunnen klanten ook kiezen voor 8-uurs, 12-uurs, 24-uurs, 48-uurs, 3-dagen en 4-dagen service. Uiteraard geldt ook hier dat je nooit sneller kan zijn dan de tijd die voor een methode staat.”

Analist als operator

Het foutief overnemen van analyseresultaten komt niet voor in het rijtje van mogelijke verstoringen. “Alles is digitaal. Het handmatig overnemen van getallen, dat een veel grotere kans op fouten met zich meebrengt, hebben we volledig uitgeband. Op het gebied van kwaliteit willen wij ons onderscheiden, dus dat aspect moet gewoon 100% op orde zijn; klanten moeten kunnen vertrouwen op de getallen die wij afgeven. Hiervoor hebben we diverse geautomatiseerde kwaliteitschecks ingebouwd, zodat we zeker weten dat het getal dat wordt gerapporteerd ook daadwerkelijk klopt. Bij bepaalde analyses komt er op het gebied van data-interpretatie zelfs geen mens meer aan te pas. Dat zie je ook terug in een veranderende functie-invulling van de analist. Die is meer en meer een operator, die er voor moet zorgen dat het instrument goed blijft werken, dat je snel je data kunt processen. En als er een storing optreedt, dat je die zo snel mogelijk adequaat weet op te lossen”, aldus Marc.

Analisten worden net als hun collega’s bij monstervoorbewerking ook geacht om de voortgang van het proces in de gaten te houden. Dat betekent dat je aan het eind van je dienst moet controleren of je alle monsters hebt verwerkt die voor die dag op de planning stonden. Een en ander wordt verder gefaciliteerd door de toekomstige implementatie van tools die realtime procesparameters inzichtelijk maken, zoals input, output en verstoringen. Daarmee kunnen ook de teamleiders op de verschillende afdelingen aan de slag, die er op toezien dat de productie goed verloopt.

Continu verbeteren

De sequentie van werkzaamheden is ingebed in een batchgewijs industrieel proces, waarbij de vele procedures tot in detail zijn uitgedokterd. Door de grote variatie in werkzaamheden, de vele handjes en de verscheidenheid van de monsters is er tegelijkertijd sprake van maatwerk. “We zijn continu bezig om die processen verder te verbeteren. De teamleiders bespreken wekelijks de belangrijkste verstoringen met hun afdelingshoofd en zoeken naar een oplossing om die in de toekomst te voorkomen. Bij verstoringen moet je denken aan een monster dat vanaf werkplek A niet bij werkplek B aankomt. Of dat er een verkeerde monsterhouder wordt gebruikt of dat er te weinig monstermateriaal is aangeleverd. Of dat bepaalde analyses helemaal niet kunnen worden uitgevoerd op het aangeboden monster”, licht Marc toe.

Route ligt vast

“En wat die verschillende kleuren kratten betreft”, vervolgt Marc, “die helpen de medewerkers juist om snel te zien voor welk werkstation de monsters bestemd zijn. De selectie hiervoor, het sorteren van de monsters, gebeurt op deze afdeling. Het gros van de monsters wordt in batches aangeleverd, met dagelijks twee grote pieken. In de middag –de situatie die je net zag– komen de monsters binnen uit Frankrijk. Die zijn er de dag ervoor verzameld. Begin van de avond komen de meeste monsters uit Nederland en België, die op dezelfde dag zijn opgehaald bij onze klanten. Ieder monster wordt gecontroleerd, van een barcode voorzien, in het LIMS geregistreerd en gesorteerd op de volgende bestemming, doorgaans een bepaald werkstation voor de monstervoorbehandeling.”

Als het monster is geaccepteerd en de opdracht is vrijgegeven, ligt de route die het monster door het lab gaat afleggen vast. Die gaat langs verschillende werkplekken, waarbij een monster doorgaans wordt opgesplitst in meerdere deelmonsters. In eerste instantie zijn er drie hoofdstromen: de bodemmonsters (de vaste matrices), die zo’n 70% van het monsteraanbod uitmaken, de watermonsters en de luchtmonsters. Voor de bodemmonsters is in de regel een meer uitgebreide monstervoorbehandeling nodig, met exercities als drogen, breken, malen en zeven, waarna ze verder worden opgewerkt voor analyse. Voor watermonsters is de voorbehandeling minder intensief: homogeniseren of filtreren en afvullen volstaat in de meeste gevallen. Na analyse (veelal standaard GC- en LC-werk, maar ook meer gespecialiseerde technieken als LC-MS, GC-MS/MS en ICP-MS) worden de resultaten automatisch gerapporteerd in het LIMS. De customer service afdeling maakt de rapportages vanuit het LIMS, voert een laatste controle uit en stuurt het rapport naar de klant.

Chaos. Dat is het eerste dat bij je opkomt als je op een doorsnee vrijdagmiddag op de afdeling ‘monsteracceptatie’ begint aan de ‘grand tour’ door het pand van AL-West aan de Dortmundstraat in Deventer. Een rondleiding die eindigt op een plek die juist orde en netheid uitstraalt, een immense ruimte waar ettelijke tientallen GC’s in alle rust analyses staan te stampen.

Die indruk van chaos in het begin van het proces wordt ingegeven door de talloze monsterkratten in allerhande kleuren die kriskras door elkaar staan, potten in allerlei maten op de werktafels, een komen en gaan van mensen, meestal lopend, soms met de heftruck. Algemeen directeur Marc van Gelder begrijpt die eerste indruk wel, “maar”, zegt hij, “het ligt een stuk genuanceerder: het is georganiseerde chaos! Iedereen weet precies wat hij of zij aan het doen is, ieder monster in deze ruimte staat inmiddels in het LIMS geregistreerd of is–digitaal– aangemeld door de klant en wordt binnen afzienbare tijd geregistreerd. Digitaal gezien staat alles netjes op een rijtje.”